Il mercato dei convegni

Esistono due tipi di convegni, quelli organizzati con obiettivi di comunicazione e quelli progettati per fare formazione e divulgazione, essi rispondono a logiche completamente diverse.

I primi necessitano di un pubblico numeroso, solitamente i relatori sono di grande richiamo, per la loro posizione oppure perché personalità celebri, spesso i relatori non sono pagati e il livello di innovazione nei contenuti non è molto alto.

In questi convegni è importante esserci a prescindere sia per chi parla sia per chi ascolta. E' importante essere al tavolo dei relatori, perchè questo rappresenta una sorta di conferma che l'azienda sponsor è comunque presente, che ha qualcosa da dire, ma anche in sala, perchè è possibile scambiarsi biglietti da visita e cercare di parlare con "quel dirigente" così difficile da contattare.

Talvolta questi convegni hanno una natura istituzionale e prevedono l'alternanza di relatori aziendali, provenienti dalla pubblica amministrazione e dalle realtà locale e hanno valenza puramente relazionale per chi parla. Servono a mostrare impegno, partecipazione e coinvolgimento ai temi a cui è dedicato il convegno stesso. Il pubblico in sale è spesso invitato ufficialmente e partecipa per mille ragioni differenti.

Sono convegni solitamente gratuiti, in cui il pubblico non paga, per questo spesso i contenuti sono squilibrati e se non mediati da una sapiente regia, corrono il rischio di essere percepiti come grandi "spottoni autoreferenziali".

Ci sono poi i convegni dove ci si confronta in modo approfondito su temi molto ben circoscritti. Sono spesso convegni a pagamento oppure offerti da sponsor lungimiranti che credono nella diffusione della cultura per la creazione di un mercato.

I relatori vengono selezionati accuratamente per la loro competenza e per la loro capacità oratoria e non solo per la loro visibilità. Le agende vengono costruite con grande attenzione, con l'obiettivo non solo di trasferire conoscenza, ma anche di alimentare il dibattito. Vengono offerti al pubblico strumenti operativi, scenari, numeri e cifre, nonchè una buona dose di casi nazionali ed internazionali.

I migliori convegni attirano un pubblico internazionale e creano il mercato, in altri casi anticipano delle tendenze. Per questi convegni che hanno spesso luogo a Cannes, Londra, Barcellona, Amsterdam, la gente si sposta perchè sono ritenuti uno strumento operativo molto importante.

Servono sia i convegni di comunicazione, sia quelli di divulgazione, a condizione che vengano progettati tenendo in considerazione anche le esigenze dei partecipanti e non solo quelle degli sponsor e degli organizzatori.

In un periodo di difficoltà per l'allocamento di budget e di reperimento di sponsor, come quello presente, anche nel settore convegnistico ci sarà nei prossimi mesi una grande competizione.

Avranno successo quelli che sapranno offirire risposte concrete al mercato, mentre si troveranno in difficoltà tutti gli altri. Natualmente c'è grande spazio anche per rinnovarne la formula, attraverso format innovativi.

I convegni sono oggi come l'informazione, l'offerta è superiore alla capacità di recepimento. Ci sarà sicuramente una forte selezione naturale, solo i migliori resisteranno.